第5章:商务报告写作：Unit 1达到正式的效果

一篇文章可以在正式和非正式之间移动，关键在于作者如何选词、如何使用不同的语态，以及选择不同的词汇来表达。在商务报告和商务书信中你经常可以找到下面几个特点，它们的出现使得文章变得非常正式。

+没有缩写
+积极的语气
+被动语态
+无主语
+正式词语
+名词短语

+没有缩写形式

在正式书信和商务报告中的写作中，缩写形式出现在文章中会使文章显得不正式，比如：can‘t， aren't 和won't 就比cannot，are not 和 will not 显得不正式.

+积极的语气
我们在动笔之前一定要考虑谁是你的读者，你了解这位读者吗,他对你是茂盛的还是熟悉的。因为不同的预期会给读者带来不同的感受。这样的例子很多。
同样一个短语 as soon as possible 在不同的语气下回产生不同的效果。比如，如果你在信中要求对方为你完成一项他们正常职责之外的工作，那么你就应该写成：when it is convenient 而不是as soon as possible. 而如果你是在写一封申请面试机会的信，你就应该写成：

I would be able to come for an interview whenever it is convenient to you,

而不要写成：

I can come for an interview as soon as possible。

与此相对的是，如果有人签了你的钱或者别人应该为你做他们职责之内的事，这时你可以很自然地写道：

I look forward to receiving your payment as soon as possible 或 I look forward to hearing from your as soon as possible。
如果你对这位读者完全不了解，那么你应该将文章写的正式些。在写正是文书时，最好用积极的语言，即使是要向对方回报坏消息。如果no,we do not, I refuse, stop, loss failure, problem, i am not prepared to 都会给对方带来一种负面的态度，所以尽量避免使用。当确实要向对方表达不好的消息时，比如你不能向对方赔付一定金额时，你可以通过以下几种方法舒缓你的负面语气：

1. 表示理解对方的处境并对对方所处的困境表示同情：强调你能给对方做什么，而不是你做不到什么．

2.多留积极消息，少留负面消息．

比如：事实上是你们公司不能对订货少于10箱的单位发货，为了表达同样的信息，你可以用积极和消极的两种态度来写：

a．We cannot supply in packers of less than ten..(NEGATIVE)

b.To keep packaging costs down and to help our customers save on postage, we supply in packs of ten or more(POSITIVE)

比较而言，第二种写法，也就是积极语气的写法不仅把事实交代清楚，而且还站在对方的立场上说话，使读者不得不接受这个事实。
无论是书信写作还是报告写作，作者都应该记住在把握语气时应该礼貌和友好，而不应该去激怒别人或用词太过感情冲动。
在写作中，尤其是投诉信中，使用威胁性的字眼，比如“legal action"，要特别慎重，因为除非你真的打算这么做，而且确实没有别的办法可想时才能这样写。

+被动语态
文章的正式度可以通过将主动语态转化为被动语态来实现。这样做有两个好处：
为了让读者感觉到这样的说法更客观，作者可以使用被动语态表达出不带感情色彩的观点．
抛开感情色彩后，被动语态便能突出强调事物本身的过程或逻辑性．比如：I found from the interview that... 可以写成The findings are based on interviews...后者的写法不仅使行文显得更正式，而且能让读者更加信服发现的事实.

+无主句
除了使用被动语态可以增强文章的正式度以外，无主句的使用也可以达到同样的效果。我们经常可以在正式报告中找到这样的写法：It is important that... 和It would be advisable to...。像这样的无主句非常有用，尤其是在作者提建议或者批评意见时。作者可以将观点强有力地提出来而又不带任何感情色彩。

+正式词语
对于英语学习进入高阶的同学来说，应该在记忆大最词汇的同时对词汇中标出的formal和informal的字样特别留心。因为在正式信函和报告的写作中是不应该出现口语化的词汇或不正规的单词的。比如：really.OK.nice这样的词汇是口语化的，不能出现在正式写作文书中。还有一类不能出现的就是动词短语，比如：look up。再比如： immediately 比straight away 要更显得正是。
此外，词根来源于拉丁一词汇的单词比非拉丁一词汇的单词要正式，比如terminate比end要正式。意思清晰的单词比表达模糊的单词要正规，比如method在表达“方法”的意思时比way要清晰，所以此时就应选用methods。

+名词词语
英语写作还有一个习惯就是使用名词或名词组群，而并不倾向于使用单独的动词或动词短语，因为这样做可以使句子简洁明快，干净利落。比如像这样一句话： The staff feel deeply unhappy that management do not recognize their efforts 就可以非常简练地表达为： A key staff complaint is lack of recognition.

以上就是正式文书写作中出现的6个比较鲜明的特点。许多英语学习者在最初接触这些概念时并不一定能马上将这些条条框框转化为自己可以运用的东西，但是只有先建立最初的感性认识，才能有助于你慢慢地去理解并最终将它们转化为自己的知识，达到灵活运用的境界。也只有这样，你刁能写出行云流水式的好文章。