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2011年商务英语入门到提高系列讲座(11)

来源:可可英语 编辑:Amy   可可英语APP下载 |  可可官方微信:ikekenet

  11、Business Correspondence(1)  商务信函(1)

  您是否遇到过这样尴尬的情况:当你急需拟订一封得体的英语商务书信时,却觉得头脑中千头万绪,不知该从何说起……也许正是这封小小的英文书信成为您事业的绊脚石,使您失去了在公司大展宏图的机会。

  但是,为什么不把英语商务书信变成助您平步青云的阶梯呢?变成您广交朋友的机会呢?事实上,商务信函都有一定的格式可循,并非"难于上青天"。从本课开始,入门篇将开始向您详细讲解如何书写英语商务书信,助您在最短的时间内掌握写出一手漂亮英文书信的秘诀。

  本课的单词和重点句型。

  recipient   收信人

  salutation   称呼

  enclosure   附件

  signature    签名

  Company Limited    责任有限公司

  Corporation      责任有限公司(美)

  Incorporated      责任有限公司(美)

  Yours faithfully     您忠诚的

  Yours Sincerely     您忠诚的

  Best Wishes      谨致问候

  书写商务信函,首先要对商务书信的编排格式做到心中有数,下面我们就来看看书信的编排格式列表:

  Heading 信头

  Date 日期

  Recipient's name and address 收信人名址

  Salutation 称呼

  Subject 主题

  Body 正文

  ----------------------

  --------------------

  Complimentary close 结束敬语

  Signature 签名

  Enclosure Notation 附件说明

  从列表中,我们可以清楚地看出商务信件同一般英文信件一样,首先要标明信头(Heading)和信内地址(Inside Address)。 信头的主要内容是发信人的姓名、公司名称、地址、发信日期等。但是在商务书信中,许多公司已经印好了自己带信头的信纸,所以我们不必再为重复书写公司名称、地址烦心了。

  不过我们还是要在印好的信头下面加上发信日期的。日期的书写可分为美式和英式两种:

  美式的写法是按照的月-日-年的顺序,比如: 2000年5月9日:May 9, 2000,May 9th, 2000, 或者5/9/2000。

  当然,你也可以根据情况,使用英式的写法。 注意,英式的顺序是日-月-年: 9 May, 2000, 9th May, 2000

  有了发信人的地址,自然还要注明收信人的地址,这就是信内地址(Inside Address)。比如:

  Mr. R James

  T F Consultancy

  29 Lower Village Rd.

  London SE17 2ST

  翻译成中文就是:伦敦洛尔庄路29号,TF咨询公司,R. 詹姆斯先生。邮政编码:SE17 2ST 你是否留意到,原文地址和所翻译的中文的地址顺序恰恰相反。这是因为英文地址是按照从小到大的顺序来书写的,即: 人名--公司的具体地址--城市名+ 邮政编码--国家。

  另外在地址中,为了显得更简洁,还常用到下面的几个缩写词: Rd.= Road(路); St.=Street(街); Sq.=Square(广场); P.O.B= Post Office Box(邮政信箱); # 24= 24号(美式用法); No.24= 24号(英式用法)

  所以如果说"公园广场 44号",就可以表达为:44 Park Sq.,而"中山路",则是:Zhongshan St. 公司的名称也是商务信件必不可少的一项。 一般来说,国外绝大多数公司、企业都是责任有限公司(Company Limited),缩写为Co. Ltd.。 在美国,责任有限公司叫Corporation 或者 Incorporated,缩写为Corp. or Inc.。

  例如微软的全称是Microsoft Corporation, 而"摩托罗拉"则是Motorola, Inc. 完成了地址一项,你就要写信件开头的问候语(Salutation)和结尾的敬语(Complimentary close)等等。虽说这些都是客套话,但是在商务信件中却是必不可少的。

  如果你不知道对方的姓名,可以用最客气的方式来问候他/她:

  Dear Sir or Madam:(尊敬的先生或女士) 来称呼对方。

  这时要用Yours faithfully (您忠诚的)来作为信尾签名之前的用语。

  如果你知道对方的名字,则可以标明对方姓名,来显得更亲切些:

  Dr Green 格林博士(大夫)

  Mr. Green 格林先生

  Mrs. Green 格林夫人

  Ms Green 格林女士

  Miss Green 格林小姐

  结尾用Yours Sincerely(您忠诚的)就可以了。

  如果收信人是你的朋友或关系亲密的同事,就直接用名字,不用姓: Dear James 亲爱的詹姆斯

  因为是你的朋友,结尾时当然要给出最真诚的祝福,所以你可以用:Best Wishes/ regards

  最后,在结束敬语后,需要加上你的签名,并在下面打印你的全名和职称。比如:

  Yours sincerely

  Signature

  John Lee General Manager

  学完了这一课,你应该能掌握书信的格式了,在下一课中,我们会讲到商务信函的内容编排和常用句型。希望你能随着课程能一步步地提高自己的写作技巧。

重点单词   查看全部解释    
heading ['hediŋ]

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n. 标题,题目,航向
动词head的现在分词

 
enclosure [in'kləuʒə]

想一想再看

n. 附件,围墙,围绕

联想记忆
address [ə'dres]

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n. 住址,致词,讲话,谈吐,(处理问题的)技巧

 
corporation [.kɔ:pə'reiʃən]

想一想再看

n. 公司,法人,集团

联想记忆
limited ['limitid]

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adj. 有限的,被限制的
动词limit的过

 
recipient [ri'sipiənt]

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n. 接受者,收信人

 
complimentary [.kɔmpli'mentəri]

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adj. 问候的,称赞的,夸奖的,免费赠送的

 
sincerely [sin'siəli]

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adv. 真诚地,真心地

 
salutation [.sælju'teiʃən]

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n. 招呼,致敬,问候 n. (信函开头)称呼语

联想记忆


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