12、Business Correspondence(2) 商务信函(2)
通过前面的学习,相信你已经掌握了商务信函的格式,接下来我们要学习商务信函的内容和语言。在开始前,先送给你5条书写商务信函的"Golden Rules"(秘诀)。
写信时,一定要考虑到收信人的感受,所以你的信件必须做到:
1. CLEAR 清楚易懂
2. COMPLETE 内容完整
3. CONCISE 简洁、扼要
4. COURTEOUS 用词礼貌
5. CORRECT 语言正确
本课的重点词汇和句型。
quotation n. 报价
above-mentioned adj. 上述的,信中已提到的
attach vt.附上、加上(条件等)
enclose vt.把……(随函)附寄
inconvenience n. 不便
forgive vt. 原谅
With reference to______ 关于
I would be grateful if you could… 如果您能……,我将不胜感激。
商务信函的格式非常规律化,而其内容和语言上也是有律可循的。下面就让我们根据一个实例来学习如何书写商务信函。 下列是一封财务公司的询价信:
HERITAGE FINANCE LIMITED
--------------------------------------------------------------------------------
22 The Close Hanworth Middlesex TW13 5TB
Tel:081 899 3642 Fax:081 3644
29 January 199-
Mr. R James
T F Consultancy
29 Lower Village Rd.
London SE17 2ST
Reference: Financial Consultancy Contract
Dear Mr. James ,
We would be grateful if you could send us a quotation for the above-mentioned contract. Details of the contract are attached.
Since the work is due to start in December, we would appreciate a reply at your earliest convenience.
Yours sincerely Signature J Fish
Corporate Finance Manager
仔细阅读这封询价信之后,你会发现写信人-公司财务经理(Corporate Finance Manager) J Fish 在收信人称呼之前,写下了信件的主题:
关于财政合同(Reference: Financial Consultancy Contract)。
因为商务信函强调"效率第一",所以在正文(body)前面加上信件的主题,会使收信人对信件的主要内容一目了然,达到事半功倍的效果。
商务信函的主题有好几种表达方式,
你可以把主题放在收信人称呼之前,比如:
Subject: ____; Re:___ 或者Reference:____
也可以在放在收信人称呼之后,正文的开头,如: With reference to______ (关于) 例如,我们可以用下面这句话来引出正文:
With reference to our previous letters and cables, we wish to call your attention to the fact … (关于我们以前的信件,我们希望你们注意到这样一个事实……)
现在你对主题的写法一定胸有成竹了吧,接着让我们继续看Fish 先生是怎样开始信件的正文的。 从文中可以看出,Fish 先生写信的目的是要求对方提供报价单,因为他写道:
We would be grateful if you could send us a quotation for the above-mentioned contract.
(如果您能寄来上述合同有关报价,我们将非常感激。)
值得一提的是,Fish 先生提出要求语气非常委婉,他用了句型:
I would be grateful if you could… (如果您能……,我将不胜感激。)
这样礼貌地提出要求,会使对方感觉很舒服,从而更愿意和你做生意。
Fish 先生在这句话中用到了above-mentioned一词,来表达"上述的,信中已提到的"。知道了它的用法,我们就来试着用它造个句子吧。
"上述产品在本市各大百货商场中都能买到。"
正确的英文翻译是:
The above-mentioned product is available in the major department stores throughout this city.
在提出要求后,Fish 先生又加上了一句具体的说明:
Details of the contract are attached. (合同详细内容已随函附上。)
其中attach是"附上、加上(条件等)"的意思。 这里还可以用enclose 一词来替代attach,表示附件的意思。例如:
Please find enclosed samples.(请查收附上的样品。)
现在我们再来学习几种不同的商务信函开头方式。 现代商务信函越来越讲究效率,所以开门见山,直接陈述自己写信的原因不失为一个好方法,比如:
I am writing to inform you that/apply for / request…etc.
(我写信是要告诉/申请/请求……等等。)
而当你回复别人信件时,首先要对对方的来函表示感谢:
Thank you for your letter of 1 July.
感谢贵方7月1日的来信。
当然,你还可以点明具体的事由:
Thank you for your application for credit at Barrow's.
(感谢您申请Barrow's的商业信用帐户。)
如果你想写的是一封道歉信,用道歉来开头会让对方体会到你的诚意。比如对于客户的投诉,你可以说:
We are sorry for any inconvenience we caused you.
(我们对给您带来的任何不便深表歉意。)
道歉的方式很多,你也可以选择比较委婉的方式,比如为延误回复来信道歉:
I hope you will forgive the long delay in answering your letter of June 9.
(希望您能原谅我延误回复您6月9日的来信。)
在这一课中,我们讲到了在不同的情况下,商务信函开头方式和一些重要的单词和词组。下一课中,我们将继续就Fish 先生的信件讲解商务书信的写作方法,和常用句型。See you later!