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2011年商务英语入门到提高系列讲座(12)

来源:可可英语 编辑:Amy   可可英语APP下载 |  可可官方微信:ikekenet

  12、Business Correspondence(2) 商务信函(2)

  通过前面的学习,相信你已经掌握了商务信函的格式,接下来我们要学习商务信函的内容和语言。在开始前,先送给你5条书写商务信函的"Golden Rules"(秘诀)。

  写信时,一定要考虑到收信人的感受,所以你的信件必须做到:

  1. CLEAR      清楚易懂

  2. COMPLETE    内容完整

  3. CONCISE     简洁、扼要

  4. COURTEOUS   用词礼貌

  5. CORRECT   语言正确

  本课的重点词汇和句型。

  quotation    n. 报价

  above-mentioned  adj. 上述的,信中已提到的

  attach     vt.附上、加上(条件等)

  enclose    vt.把……(随函)附寄

  inconvenience  n. 不便

  forgive     vt. 原谅

  With reference to______   关于

  I would be grateful if you could… 如果您能……,我将不胜感激。

  商务信函的格式非常规律化,而其内容和语言上也是有律可循的。下面就让我们根据一个实例来学习如何书写商务信函。 下列是一封财务公司的询价信:

  HERITAGE FINANCE LIMITED

  --------------------------------------------------------------------------------

  22 The Close Hanworth Middlesex TW13 5TB

  Tel:081 899 3642 Fax:081 3644

  29 January 199-

  Mr. R James

  T F Consultancy

  29 Lower Village Rd.

  London SE17 2ST

  Reference: Financial Consultancy Contract

  Dear Mr. James ,

  We would be grateful if you could send us a quotation for the above-mentioned contract. Details of the contract are attached.

  Since the work is due to start in December, we would appreciate a reply at your earliest convenience.

  Yours sincerely Signature J Fish

  Corporate Finance Manager

  仔细阅读这封询价信之后,你会发现写信人-公司财务经理(Corporate Finance Manager) J Fish 在收信人称呼之前,写下了信件的主题:

  关于财政合同(Reference: Financial Consultancy Contract)。

  因为商务信函强调"效率第一",所以在正文(body)前面加上信件的主题,会使收信人对信件的主要内容一目了然,达到事半功倍的效果。

  商务信函的主题有好几种表达方式,

  你可以把主题放在收信人称呼之前,比如:

  Subject: ____; Re:___ 或者Reference:____

  也可以在放在收信人称呼之后,正文的开头,如: With reference to______ (关于) 例如,我们可以用下面这句话来引出正文:

  With reference to our previous letters and cables, we wish to call your attention to the fact …   (关于我们以前的信件,我们希望你们注意到这样一个事实……)

  现在你对主题的写法一定胸有成竹了吧,接着让我们继续看Fish 先生是怎样开始信件的正文的。 从文中可以看出,Fish 先生写信的目的是要求对方提供报价单,因为他写道:

  We would be grateful if you could send us a quotation for the above-mentioned contract.

  (如果您能寄来上述合同有关报价,我们将非常感激。)

  值得一提的是,Fish 先生提出要求语气非常委婉,他用了句型:

  I would be grateful if you could… (如果您能……,我将不胜感激。)

  这样礼貌地提出要求,会使对方感觉很舒服,从而更愿意和你做生意。

  Fish 先生在这句话中用到了above-mentioned一词,来表达"上述的,信中已提到的"。知道了它的用法,我们就来试着用它造个句子吧。

  "上述产品在本市各大百货商场中都能买到。"

  正确的英文翻译是:

  The above-mentioned product is available in the major department stores throughout this city.

  在提出要求后,Fish 先生又加上了一句具体的说明:

  Details of the contract are attached. (合同详细内容已随函附上。)

  其中attach是"附上、加上(条件等)"的意思。 这里还可以用enclose 一词来替代attach,表示附件的意思。例如:

  Please find enclosed samples.(请查收附上的样品。)

  现在我们再来学习几种不同的商务信函开头方式。 现代商务信函越来越讲究效率,所以开门见山,直接陈述自己写信的原因不失为一个好方法,比如:

  I am writing to inform you that/apply for / request…etc.

  (我写信是要告诉/申请/请求……等等。)

  而当你回复别人信件时,首先要对对方的来函表示感谢:

  Thank you for your letter of 1 July.

  感谢贵方7月1日的来信。

  当然,你还可以点明具体的事由:

  Thank you for your application for credit at Barrow's.

  (感谢您申请Barrow's的商业信用帐户。)

  如果你想写的是一封道歉信,用道歉来开头会让对方体会到你的诚意。比如对于客户的投诉,你可以说:

  We are sorry for any inconvenience we caused you.

  (我们对给您带来的任何不便深表歉意。)

  道歉的方式很多,你也可以选择比较委婉的方式,比如为延误回复来信道歉:

  I hope you will forgive the long delay in answering your letter of June 9.

  (希望您能原谅我延误回复您6月9日的来信。)

  在这一课中,我们讲到了在不同的情况下,商务信函开头方式和一些重要的单词和词组。下一课中,我们将继续就Fish 先生的信件讲解商务书信的写作方法,和常用句型。See you later!

重点单词   查看全部解释    
reference ['refrəns]

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n. 参考,出处,参照
n. 推荐人,推荐函<

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courteous ['kə:tjəs]

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adj. 有礼貌的,殷勤的

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convenience [kən'vi:njəns]

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n. 适宜,便利,便利设施,方便的时间,舒适

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enclosed

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adj. 被附上的;与世隔绝的 v. 附上(enclos

 
inconvenience [.inkən'vi:njəns]

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n. 不便,困难
vt. 使 ... 不便,使

 
quotation [kwəu'teiʃən]

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n. 引语,语录,引用,报价,行情

 
request [ri'kwest]

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n. 要求,请求
vt. 请求,要求

联想记忆
inform [in'fɔ:m]

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v. 通知,告诉,向 ... 报告,告发

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previous ['pri:vjəs]

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adj. 在 ... 之前,先,前,以前的

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credit ['kredit]

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n. 信用,荣誉,贷款,学分,赞扬,赊欠,贷方

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