第3章:商务书信写作：Unit 1 商务书信的格式

商务信件的种类繁多，内容也十分广泛。本章重点讲述在工作中常用的一些信函的模式，如：邀请信、道歉信、抱歉信、求职信和简历。

首先我们将了对书信的格式和常用的套话做重点讲解，然后按照信的不同用途进行分类讲解。下面让我们学习一下信封的地址如何书写。与中文写法相反，英文地址是先写小的地方，再写大的地方。比如： 中国北京市海淀区白石路紫玉胡同6号，英文的写法是： No.6 Ziyu Hutong, Baishi Road,Haidian District,P.R.China。

下面我们来了解一下信的格式，请看下面的例子。

(感谢您2004年4月12日关于我们新产品广告的预订来信。我写此信是告知您因为人们提高了预算，所以在广告预定上有了一定的变化。我们需要更改一下方面。我们想预定彩色版广告而不是黑白版。而且我们希望广告出现在4期中，而不是2期，这4期分别是在6月份、7月份、8月份和9月份。最后，如果您能给我一个新的价格，我将不胜感激，并且考虑到我们预算了更多地期数，您能否给我们10%的折扣。对于给您带来的不便我很抱歉，我盼望您的回信。)

通过上面这封信，您可以发现正是的英文舒心通常会包括以下几个部分。

信头（letterhead）

正是的商务信函按照规定必须写在专门的信纸上面，我们通常把这种信纸叫做带有信头的信纸（headed paper）。信头通常包括发言人的公司名称、地址、邮编、电话和传真号码等。信头的位置可以在信纸的左上角、右上角或者在信纸的中央。如果没有信头，你也可以先打出来。上面这封信的信头就是Mr.Thomas Davis, Smith and Brown PLC, 41 Fountain Street, Beijing 100010, Tel:6325XXXX, Fax:6325XXXX。

寄信人的地址（sender's address）

我们可以看出来写信人的公司是Smith and Brown PLC，地址是41 Fountain Street, Beijing 100010, 电话和传真是 Tel:6325XXXX, Fax:6325XXXX。寄件人的地址通常些在信的右上角或者信的左上角（收件人地址的上方）。
收信人的地址（recipient‘s address）
收信人的地址是David Advertising Ltd.,33 Corn Road,Beijing 100010。
编号（References，缩写为Ref.）
大多数商务书信都有编号，编号主要用于信件归类存档。编号通常分为Our ref.(我方编号)和Your ref.（你放编号）
日期（Date）
对于日期的书写大家一定要小心。比如2004年4月10日，我们写成2004/04/10，英国人通常为10/4/2004 或者10/04/2004，美式英语为4/10/2004或者04/10/2004。所以在写正是信函时最好写成10th April 2004（英式英语）或者April 10，2004（美式英语）。另外在很多信件中日期的位置并不是一成不变。它既可以出现在写信人地址的下面（信的右端），也可以出现在收信人地址的上面（信的左端），还可以出现在收信人地址的下面（信的左端）。这信就属于最后一种。
称呼语（salutation）
在信的正文开头总要有一个称呼，通常都是用Dear 开头。在英式英语中称呼语后面可以不加标点符号或加逗号（美式英语有时加冒号），但是如果你使用都好就要在结束语后面也加上逗号，如果不是用逗号则结束语也不加逗号。在英语中称呼名字与中国人正好相反。中国人姓在前名在后，英国人是名前姓后。英语中一般有四种对人的称谓，即：Mr./Ms./Mrs./Miss,我们在称呼时通常用对方的姓。比如：James Brown， 其中James 是名（given name/Christian name/first name），Brown是姓（surname/family name/last name）。如果是男士（通常可以从名字看出来），我们可以说：Dear Mr. Brown 布朗先生（未婚或已婚都可以）。如果是女士，我们可以说Dear Mrs. Brown布朗夫人（已婚），Dear Miss Brown布朗小姐（未婚），Dear Ms. Brown 布朗女士（未婚或已婚都可以）。如果不知道对方姓名，我们可以这样写： Dear Sir or Madam， Dear Sir或者Dear Madam。如果收信人是一家公司，这时你则应该以Dear Sirs 作为这封信的称呼。

信的主题（subject 或者regarding 加上冒号，regarding 经常被缩写为re：）
信的主题说明这封信主要说明的是什么内容。有时也可以不写subject或re: 而直接用大写字母写明主题或者用消协字母加横线。上面这封信可以有以下几种写法：
1.每个单词的首字母大写：Re：New Product Advertisement Booking

2.每个单词的字母大写，但是不用加横线：SUBJECT：NEW PRODUCT ADVERTISEMENT BOOKING.

3.如果不用Re或者subject 可以直接写为：NEW PRODUCT ADVERTISEMENT BOOKING 或者New Product Advertisement Booking。

以上三种大家可以任选。

信的正文（Body）

1. 信的首段：（introductory paragraph）
通常正是信函的第一阶段会表明写信的原因、目的或者根据什么来写这封信。

2.信的主段（main paragraph）
信的主要内容通常放在此段，此段根据内容的多少可以另分为数段。

3.结束段（concluding paragraph）
在新的结束段，通常会根据情况表达感谢或盼望对方回信等。

结束语（complimentary ending）

结束于根据称呼语的不同而不同。如果知道收信人的姓名，比如：Dear Mr. Brown, Dear Mrs. Brown, Dear Miss Brown和Dear Ms. Brown, 其结束语是Yours sincerely（美式英语是Sincerely yours 或Sincerely）。如果不知道姓名我们通常用Dear sir or Madam， Dear Sir 或者Dear Madam，其结为语是Yours faithfully（美式英语是Faithfully yours 或Faithfully）。这里大家一定注意结束语Yours sincerely 的写法。Yours中的字母y应该大写，并且Yours中的s不能省略。综上所述，称呼语语结束语的对应关系如下：

签名（signature）

即写这封信的人用钢笔亲自写签名的全名。

打印机打出的名字（typed signature）

通常在用钢笔签名的下方再打出写信者得名字，这是为了防止读信的人看不清手签的名字。

职位或称谓（position/title）

内附（enclosures，缩写为Enc.）

它表明此信还寄出去了何种文件或物品。
了解了上述内容后， 请大家再看一下上面这封信的整体布局。一般的正式信函主要有两种常见的写作模式，即全齐头式和缩进式。上面这封信就是全齐头式。它的特点是；信中的每一行字，包括日期、信内地址、称呼、征文、结束语和签名等从左边顶格写起。缩进式的特点是：正文每段第一行向右缩进5格，结束语位于中间偏右。目前大部分商务信函采用的是全齐头式。

Practice练习
1.下面是一封信的几个基本组成部分的英文说法，请把它们按照顺序排列出来。
enclose，recipient's address，date， salutation， position/title，typed signature complimentary ending，main paragraph， introductory paragraphs， signature， sender's address， concluding paragraphs，letter head
2. The following letter has been revised so many times by Mr. Varney that it has become all mixed up, and his word processor has failed to reorganize it. Arrange the letter so that everything is in the right place.
a. James Smith
b.ABC LTD
c.9 White Stone Road 10081 Telephone 62110355 Fax 62130022
e-mail:Davidgreen2345@ABC.com
d.I look forward to your early reply.
e.Your ref:DS/19 Our ref:AD/21
f.Yours sincerely
g.David Bush, Sales Manager,HG Ltd, 23 Corn Street, Beijing 100010
h.Production Manager
i.Thank your for your letter of 28 April 2004. I am afraid that we have a problem with your order.
j.8 May 2004
k.Unfortunately, the manufacturers of part you wish to order have advised us that they cannot sully it until September. Would you prefer us to supply a substitute, or would you rather wait until the original parts are again available?
l. Dear Mr. Bush
3. 下面是几封信件开头的称呼部分，请判断它们是否正确，并说明原因。如果错误，请将它们改正。
a. Dear Sales Manager
b. Dear Mr. C.Chun
c. Dear Yan Song
d. Dear Jerry
e. Dear Mr. Pearson
4. 请根据收信人情况填写出信的称呼和结束语。
The Chairman
Astra Publishing Hourse
100 South Street
New York NY1001
U.S.A
Dear________________
Yours_______________
.......................................................................................................................................
Dear Philip
_____________________
.......................................................................................................................................
The managers
ABC Inc.
University Drive
Bangkok
Thailand
Dear________________
Yours_______________
.......................................................................................................................................
Crystal Corp.
Seoul
South Korea
Dear________________
Yours_______________