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[1]多年来，我与很多人共事过。这些人常常让我百思不解：当原来在抽屉及文件柜里的东西最终在他们的键盘上堆积成山时，他们何以还能安坐在桌旁工作？我的一位同事甚至都记不起自己的桌面是什么颜色。[2]我不得不说他几句。但我说完后，他告诉我，他知道所有东西都摆放在哪里，而且他需要所有这些书面材料来完成手头不同的项目。
一项研究显示，我们在办公室浪费了大约l5%的上班时问来寻找放错地方的文件和书面材料。当你告诉别人他们的桌子乱七八糟时，他们一定会据理力争。他们说自己太忙没时间整理。[3]如果把某些东西存档的话，就会忘了处理，从而误了期限。
那么,先从最重要的事情开始，给自己准备一些文件夹和一支黑色的记号笔。将桌上的纸张逐一收好，进行归档。[4]一定要将这些书面材料需要处理的一切事宜都记录在“任务”单上，或者最好记录在计算机整理器中。比如，你下星期一得做预算报告，在计算机整理中写下“做预算报告”，这样到了星期一，计算机就会提醒你，今天该做预算报告了。[4]接下来将这张纸归档到名为“预算”的文件夹里，将文件夹移走——不要放在桌上！！放到文件柜里。用这种方法继续处理你桌上堆得满满的所有信息。不要因为某张表格让你想起还有事情要做而心烦意乱。将要做的事情简单记录在“任务”单上或计算机整理器中。因为已经记录下要做的事情，你不必担心会忘记。将它归档后再继续。[5]集中注意力，现在只做一件事，寻孓是收拾、整理你的桌子。
