4. 档案鉴定
　　4.1 鉴定 appraisal
　　判定档案真伪和价值的过程。
　　4.2 保管期限 retention period
　　对档案划定的存留年限。
　　4.3 保管期限表 records retention schedule
　　规定档案保管期限的文件。
　　4.4 销毁 destruction
　　经过鉴定对失去价值的档案作毁灭性处置的过程。
　　4.5 销毁清册 destruction list
　　登录被销毁档案题名、数量等内容并由责任人签署的文件。

　　5. 档案整理
　　5.1 整理 archival arrangement
　　按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。
　　5.2 来源原则 Prinpciple of provenance
　　把同一机构、组织或个人形成的档案作为一个整体加以管理的原则。
　　5.3 档案实体分类 physical archives c1assification
　　根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。
　　5.4 立档单位 fonds constituting unit
　　构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。
　　5.5 全宗 fonds
　　一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。
　　5.6 联合全宗 combined fonds
　　由两个或两个以上立档单位形成的互有联系不易区分全宗而作为一个全宗对待的档案整体。
　　5.7 汇集全宗 collected fonds
　　由若干个文件数量很少且具有某些共同特征或联系的小全宗组成的作为一个全宗对待的档案整体。
　　5.8 全宗群 fonds complex
　　由若干个具有时间、地区、性质等共同特征的全宗组成的群体。
　　5.9 案卷 file
　　由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。
　　5．10 立卷 filing
　　将若干文件接形成规律和有机联系组成案卷的过程。
　　5.11 卷内备考表 file note
　　卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。
　　5.12 档号 archival code
　　以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。

　　6. 档案检索
　　6.1 检索 retrieval
　　存储和查找档案信息的过程。
　　6.2 编目 cataloguins／description
　　按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成目录的过程。
　　6.3 档案信息分类 archival Information classification
　　以国家机构、社会组织的职能分工为基础，结合档案内容所记述和反映事物的属性关系对档案信息进行的分类。
　　6.4 条目 entry
　　反映文件或案卷内容与形式特征的著录项目的组合。
　　6.5 著录 description
　　对档案内容和形式特征等进行分析、选择和记录的过程。
　　6.6 标引 indexing
　　对档案内容进行主题分析，赋予检索标识的过程。
　　6.6.1 分类标引 classified Indexing
　　对档案内容进行主题分析，赋予分类号标识的过程。
　　6.6.2 主题标引 subject Indexing
　　对档案内容进行主题分析，赋予主题词标识的过程。
　　6.6.3 受控标引 controlled Indexing
　　依据主题词表等控制工具进行的标引。
　　6.6.4 自由标引 free indexing
　　不用主题词表等控制工具而直接使用关键词等自然语言进行的标引。
　　6.7 关键词 keyword
　　在标引和检索过程中，取自文件、案卷题名或正文用以表达文献主题并具有检索意义的非规范化的词或词组。
　　6.8 主题词 descriptor
　　在标引和检索中用以表达文献主题的规范化的词或词组。
　　6.9 档案主题词表 archives thesaurus
　　由表达档案内容主题的自然语言中优选出的语义相关、族性相关的科学术语所组成的规范化词典。在档案标引与检索过程中，它是用以将档案、标引人员及用户的自然语言转换为统一的主题词检索语言的一种术语控制工具。
　　6.10 检索工具 finding aid
　　用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。
　　6.11 目录 catalogue
　　由揭示档案特征的条目汇集而成并按照一定次序编排的档案检索工具。
　　6.11.1 案卷目录 folder list／file list
　　以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。
　　6.11.2 卷内文件目录 innerfile item 1ist
　　登录卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序

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